Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen: So lange sollten Sie wichtige Akten aufbewahren

Aufbewahrungsfristen

 Egal ob Geschäftsunterlagen, private Dokumente oder Rechnungen – im Laufe der Zeit sammelt sich so einiges an Unterlagen an. Doch wie lange müssen diese Dokumente aufbewahrt werden? Was kann entsorgt werden und was gilt es, ein Leben lang aufzubewahren? Nachfolgend klären wir über gesetzliche Aufbewahrungsfristen auf und bringen Licht in den Fristendschungel. Damit Sie einfach und schnell überprüfen können, was datenschutzkonform vernichtet werden kann und was noch nicht, haben wir eine Übersicht aller Dokumentenarten von A-Z mit den jeweils relevanten Aufbewahrungsfristen für Sie erstellt. Für die Richtigkeit der Angaben können wir keine Gewähr übernehmen.

Inhaltsverzeichnis:

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Für wen gelten Aufbewahrungsfristen

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Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

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Relevante Aufbewahrungsfristen für Unternehmen: 6 oder 10 Jahre?

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Was passiert, wenn man gegen die Aufbewahrungspflichten verstößt?

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Aufbewahrungsfristen 2023: Diese Unterlagen können 2023 vernichtet werden

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Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

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Lebenslange Aufbewahrungsfrist für bestimmte Dokumente

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Aufbewahrungsfrist abgelaufen: Wichtige Dokumente entsorgen

Für wen gelten Aufbewahrungsfristen?

Wer ein Gewerbe betreibt, ist verpflichtet, Geschäftsunterlagen für eine gewisse Dauer aufzubewahren. Je nach Dokumentenart unterscheidet man Fristen von 6 und 10 Jahren. Ihre Rechtsgrundlage finden die Aufbewahrungsfristen im Steuerrecht, dort konkret in der Abgabenordnung (AO), sowie im Handelsrecht. Für letzteres schreibt das Handelsgesetzbuch (HGB) besondere Aufbewahrungsfristen für Kaufleute vor. Wer nach Steuer- oder Handelsrecht die Pflicht zur Buchführung hat, ist demnach auch verpflichtet, die entsprechenden Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren.

Als buchführungspflichtig gelten

Gewerbetreibende, die einen Jahresumsatz von mehr als 600.000 € oder einen Jahresgewinn von mehr als 60.000 € erwirtschaften
Land- und Forstwirte, die einen Jahresgewinn von mehr als 60.000 € erwirtschaften oder eine selbstbewirtete landwirtschaftliche Fläche mit einem Wert von mehr als 25.000 € innehaben

Anders verhält es sich bei privaten Dokumenten. Denn Privatpersonen müssen sich gerade nicht an die Fristen aus dem Handels- oder Steuerrecht halten. Deshalb stellt sich oftmals die Frage, ob und wie lange private Dokumente aufbewahrt werden müssen. Sogenannte Aufbewahrungspflichten für Privatpersonen gibt es nur wenige. Allerdings empfehlen wir, besondere Unterlagen wie Rechnungen und Dokumente für die Steuererklärung für 2 Jahre aufzubewahren.

Wer gilt als Gewerbetreibender?

Gewerbetreibende sind Selbstständige, die ein Gewerbe ausführen. Unter einem Gewerbe versteht man jede erlaubte, auf Gewinnerzielung gerichtete und auf Dauer angelegte selbständige Tätigkeit, ausgenommen Urproduktion, freie Berufe und die bloße Verwaltung eigenen Vermögens.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Ihre gesetzliche Grundlage finden Aufbewahrungsfristen neben dem bereits angesprochenen Steuer- und Handelsrecht auch in anderen Rechtsgebieten, vor allem im Arbeitsrecht und Sozialversicherungsrecht. Eine der wichtigsten Vorschriften aus dem Steuerrecht ist § 147 AO. Danach sind unter anderem Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse und Geschäftsbriefe gesondert aufzubewahren. Doch auch das Umsatzsteuergesetz (UstG), das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Gewerbeordnung (GewO) enthalten relevante Vorschriften hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen für Unternehmen.

Relevante Aufbewahrungsfristen für Unternehmen: 6 oder 10 Jahre?

Steuerrelevante Geschäftsunterlagen müssen je nach Dokumentenart zwischen 6 und 10 Jahren aufbewahrt werden. Welche Frist gilt, steht in der Abgabenordnung.

Gemäß § 147 Abs. 3 AO i.V.m. § 147 Abs. 1 Nr. 1, 4, 4a AO gilt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist für folgende Unterlagen:

Bücher und Aufzeichnungen
• Inventare
• Jahresabschlüsse
• Lagerberichte
• Eröffnungsbilanz samt aller zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
• Buchungsbelege
• Unterlagen Art. 15 Abs. 1und Art. 163 des Zollkodex der Union

Für die nachfolgenden Dokumente gilt die 6-jährige Aufbewahrungsfrist:

• Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
• Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
• Sonstige besteuerungsrelevante Unterlagen

Darunter fallen zum Beispiel Verträge, Angebote, Auftragsbestätigungen oder auch Mahnungen.

Die genauen Aufbewahrungsfristen finden Sie in unserer kostenfreien Fristentabelle im PDF-Format.

Wo müssen aufbewahrungspflichtige Dokumente aufbewahrt werden?

Gemäß § 146 Abs. 2 AO müssen Dokumente, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen, grundsätzlich in Deutschland aufbewahrt werden. Allerdings kann der Steuerpflichtige beim zuständigen Finanzamt einen Antrag auf Bewilligung dahingehend stellen, dass elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen außerhalb von Deutschland geführt und aufbewahrt werden.
Das HGB hingegen schreibt keinen bestimmten Ort vor, verlangt in § 239 Abs. 4 S. 2 HGB jedoch, dass die Schriftstücke in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden können.

Was passiert, wenn man gegen die Aufbewahrungspflichten verstößt?

Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht kann häufig ein Bußgeld oder andere Sanktionen nach sich ziehen. Grund hierfür sind unter anderem die Beweislastregeln im deutschen Recht. Danach trifft den Steuerpflichtigen in Bezug auf steuerentlastende oder -mindernde Tatsachen immer die Beweispflicht. Kann er notwendige Dokumente trotz bestehender Aufbewahrungspflicht nicht vorlegen, kann die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlage nach § 162 AO schätzen. In der Regel führt der Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht mindestens zu einem Bußgeld. Nach dem Strafgesetzbuch (StGB) oder der AO sind auch weitere Sanktionen möglich. In Betracht kommt die Verfolgung von Insolvenz- oder Steuerstraftaten sowie Urkundenunterdrückung. Auch ordnungswidrigkeitsrechtliche Folgen sind nicht ausgeschlossen.

Neue Strafverfolgungsverjährung im Steuerstrafrecht:

Als Folge des sogenannten Cum/Ex-Skandals hat der Gesetzesgeber die Verjährungsfrist in § 376 Abs. 1 AO für Fälle der besonders schweren Steuerhinterziehung von 10 auf 15 Jahre verlängert.

Aufbewahrungsfristen 2023: Diese Unterlagen können 2023 vernichtet werden

Der Fristlauf beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Bei laufend geführten Aufzeichnungen ist dabei die letzte Eintragung maßgeblich.

Das bedeutet, dass wenn im Jahr 2012 die letzten Buchungen für das vorangegangene Jahr gemacht wurden und auch der Jahresabschluss für 2011 erst im Jahr 2012 erstellt wurde, die 10-jährige Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres 2012 begonnen hat und damit mit Ablauf des Kalenderjahres 2022 endet.

Folglich können ab dem 01.01.2023 alle Unterlagen betreffend das Jahr 2011 vernichtet werden. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn das Finanzamt bis zum 31.12.2022 eine Außenprüfung ankündigt. In diesem Fall endet die Aufbewahrungsfrist nicht und entsprechende Dokumente dürfen nicht vernichtet werden.

Hinweis: Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt nur für bestandskräftige Steuerbescheide. Gemäß § 165 AO wird ein vorläufiger Steuerbescheid erst mit seiner Erklärung für endgültig bestandkräftig. Unter Umständen kann dies erst nach Ablauf von 10 Jahren geschehen.

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

Gemäß § 14b Abs. 1 S. 5 i.V.m. § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UstG müssen auch Privatpersonen Aufbewahrungsfristen beachten. So gilt für Rechnungen oder andere Belege, die für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück ausgestellt worden sind, eine 2-jährige Aufbewahrungspflicht. Darunter fallen neben reinen Bauleistungen zum Beispiel auch die Bauüberwachung, der Gerüstbau sowie das Anlegen von Bepflanzungen. Wichtig ist allerdings, dass der Unternehmer, der die Leistung erbringt, die Privatperson auf die Aufbewahrungspflicht hinweisen muss.

Hinweis: Wer steuerpflichtige Leistungen in Anspruch nimmt, muss auch als Privatperson Dokumente wie Rechnungen und Zahlungsbelege für 2 Jahre aufbewahren.

Lebenslange Aufbewahrungsfrist für bestimmte Dokumente

Aus eigenem Interesse sollten folgende Unterlagen nie vernichtet oder entsorgt werden:

Standesamtliche Dokumente wie Geburts- und Heiratsurkunden
• Taufscheine
• Sterbeurkunden von Angehörigen
• Bescheinigung des Kirchenaustritts
• Ärztliche Gutachten und Krankenversicherungsunterlagen
• Renten- und Sozialversicherungsunterlagen
• Zeugnisse
• Ausbildungsurkunden
• Dokumente über Immobilienkäufe sowie Grundbuchauszüge

Weiterhin gibt es einige Unterlagen, die für etwa 30 Jahre aufbewahrt werden sollten: Darunter fallen:

• Urteile
• Mahnbescheide
• Sämtliche Prozessakten

Aufbewahrungsfrist abgelaufen: Wichtige Dokumente entsorgen

Ist die Aufbewahrungspflicht von gewerblichen oder privaten Dokumenten vorbei, können diese vernichtet werden. Besonders wichtig ist hierbei die korrekte Entsorgung: Sobald die Unterlagen personenbezogene Daten enthalten, müssen die Dokumente DSGVO-konform vernichtet werden. Die Aktenvernichtung mit PAPERSHRED® erfüllt diese Anforderungen und ist besonders schnell, sicher und nachhaltig.

Art DokumentGesetzliche AufbewahrungsfristJahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können
A
Abhängigkeitserklärungen102012
Abrechnungsbeleg 102012
Abtretungserklärungen62016
Akkordunterlagen102012
Akkreditive62016
Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant) 102012
An-, Ab- und Ummeldungen der Krankenkassen 62016
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben 0sofort
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben 62016
Angestelltenversicherung102012
Anlageverzeichnisse 62016
Anleihebücher102012
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage102012
Anwesenheitsliste soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich102012
Arbeitsanweisungen für EDV- Buchführung102012
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankmeldung)52017
Ausgangsrechnungen102012
Außendienstabrechnungen102012
B
Bahnabrechnungen102012
Bahnfrachtbriefe 62016
Bankauszüge, Bankbelege102012
Bankbürgschaften 62016
Bauakten °(Lebensdauer des Bauwerks)--
Bauantragskostennachweise °(Lebensdauer des Bauwerks) --
Baubeschreibungen °(Lebensdauer des Bauwerks) --
Baubücher °(Lebensdauer des Bauwerks) --
Baugenehmigungen °(Lebensdauer des Bauwerks) --
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung 102012
Belastungsanzeigen (intern und extern) 102012
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen102012
Bestell- und Auftragsunterlagen62016
Beteiligungsunterlagen102012
Betriebsabrechnungsbögen 102012
Betriebskostenabrechnungen102012
Betriebsprüfungsberichte62016
Bewertungsunterlagen102012
Bewirtungsunterlagen102012
Bilanzen102012
Bilanzanlagen102012
Buchungsanweisungen, Buchungsbelege102012
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) 62016
C
Carnet-Zolldokumente62016
Clearingauszüge62016
Clearing-Belege102012
D
Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf)102012
Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO) 102012
Datensicherungen102012
Dauerauftragsunterlagen62016
Debitorenbuchhaltung, Debitorenlisten 102012
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen102012
Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV, Fehlerprotokolle102012
Doppelbesteuerungsunterlagen62016
E
Edelmetallbestände, Edelmetallumsätze102012
EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich102012
(Ablaufdiagramme. Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen) 102012
Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen, Effektenbuch 102012
Einfuhrunterlagen 62016
Eingangsrechnugnen102012
Einheitswertunterlagen102012
E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt102012
Essensmarkenabrechnungen102012
Exportunterlagen62016
F
Fahrtkostenerstattungsunterlagen102012
Feuerversicherungsunterlagen62016
Frachtbriefe 62016
Freistempelabrechnungen102012
G
Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Pläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar 102012
Gehaltslisten102012
Geschäftsberichte102012
Geschäftsbriefe62016
Geschenknachweise102012
Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen) 102012
Gewerbesteuerunterlagen102012
Gewinn- und Verlustrechnungen102012
Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare102012
Gründungsakten der Gesellschaft102012
Gutachten102012
Gutschriften, Gutschriftsanzeigen102012
H
Handelsbriefe62016
Handelsbücher102012
Handelsregisterauszüge102012
Hauptabschlussübersicht102012
Hauptbücher102012
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen)102012
Hypothekenpfandbriefe62012
I
Inkassobücher, -karteien, -quittungen 102012
Investitionszulage (Unterlagen) 62016
Inventare, Inventarnachweise102012
Investitionszulagen Unterlagen62016
J
Jahresabschluss102012
Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften102012
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 102012
Jubiläumsunterlagen, Jubilarfeiern102012
K
Kalkulationsunterlagen102012
Kassenbücher und -blätter102012
Kassenzettel102012
Kontenpläne und -änderungen102012
Kontoauszüge, Kontenregister102012
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte 102012
Kostenträgerrechnungen102012
Krankenhaus-Buchführungsunterlagen 102012
Kreditorenbuchhaltung102012
Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) 102012
Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz) 62016
Kurzarbeitergeldlisten und Anträge62016
L
Ladescheine102012
Lagebericht102012
Lagerbücher102012
Lastschriftanzeigen102012
Leasingunterlagen (soweit Buchungsbelege)62016
Leergutabrechnungen62016
Lieferantenerklärungen (Präferenznachweise, Zoll, steuerlich ansonsten 6 Jahre) 102012
Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen102012
Lohnkontenarten, Lohnbelege102012
Lohnlisten102012
Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) 102012
Luftfrachtbriefe62016
M
Mahnvorgänge, Mahnbescheide62016
Maschinenkarteikarten (Inventur) 102012
Mietunterlagen, Mietverträge (nach Vertragsende) 62016
Mietunterlagen, Mietverträge (soweit Buchungsbelege) 102012
N
Mutterschaftsgeldunterlagen102012
Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege)102012
Nebenbücher102012
O
Offenbarungseid, Anträge zur eidesstattlichen Versicherung62016
Organisationsunterlagen und -pläne 102012
P
Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Buchungsbelege; nach Vertragsende) 102012
Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Handelsbriefe; nach Vertragsende)62016
Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents62012
Patientenakten in Krankenhäusern (Krankengeschichte) ambulant und stationär301992
Patientenakten in Arztpraxen 102012
Pensionskassenunterlagen, Unterlagen zu Pensionsrückstellungen102012
Pfändungsunterlagen102012
Postquittungsbücher102012
Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen102012
Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen) 102012
Protokolle (soweit Buchungsbelege)102012
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen102012
Prozessakten (nach Abschluss des Prozesses) 102012
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers102012
Q
Qualitätsmanagement-Unterlagen102012
Quittungen, wenn Buchungsunterlagen102012
R
Rechnungen und Rechnungsunterlagen102012
Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensabschluss 62016
Reisekostenabrechnungen102012
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 102012
S
Saldenbilanzen102012
Saldenlisten102012
Schadensunterlagen (soweit nicht Bilanzbelege) 62016
Scheck- und Wechselunterlagen (soweit Buchungsbelege)102012
Schriftwechsel62016
Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) 62016
Schuldtitel102012
Spendenbescheinigungen102012
Steuerunterlagen102012
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)* 102012
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)* 301992
Strahlenschutzbelehrungen (RöV)* 301992
Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)* 301992
Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)* 301992
T
Telefonkostennachweise102012
Transportschadenunterlagen 62016
U
Überstundenlisten 102012
Unfallversicherungsunterlagen62016
Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher 102012
V
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 102012
Verkaufsbücher102012
Vermögensverzeichnis102012
Versand- und Frachtunterlagen102012
Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung)62016
Versteigerungsunterlagen62016
Verträge (nach Vertragsende, soweit kein Buchungsbeleg) 62016
Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen102012
Viehregister102012
VwL-Unterlagen (soweit Buchungsbelege)102012
W
Wareneingangs- und -ausgangsbücher 102012
Wechsel102012
Weihnachtsgratifikation 102012
Werbegeschenkenachweise102012
Werbekostenbelege102012
Wertberichtigungsunterlagen102012
Wildhandelsbücher102012
Z
Zahlungsanweisungen102012
Zessionen62016
Zinsabrechnungen102012
Zollbelege102012
Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer102012
Zustellungsquittungen62016
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) 102012

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