Aufbewahrungsfristen

 Egal ob Geschäftsunterlagen, private Dokumente oder Rechnungen – im Laufe der Zeit sammelt sich so einiges an Unterlagen an. Doch wie lange müssen diese Dokumente aufbewahrt werden? Was kann entsorgt werden und was gilt es, ein Leben lang aufzubewahren? Nachfolgend klären wir über gesetzliche Aufbewahrungsfristen auf und bringen Licht in den Fristendschungel. Damit Sie einfach und schnell überprüfen können, was datenschutzkonform vernichtet werden kann und was noch nicht, haben wir eine Übersicht aller Dokumentenarten von A-Z mit den jeweils relevanten Aufbewahrungsfristen für Sie erstellt. Für die Richtigkeit der Angaben können wir keine Gewähr übernehmen.

Wer ein Gewerbe betreibt, ist verpflichtet, Geschäftsunterlagen für eine gewisse Dauer aufzubewahren. Je nach Dokumentenart unterscheidet man Fristen von 6 und 10 Jahren. Ihre Rechtsgrundlage finden die Aufbewahrungsfristen im Steuerrecht, dort konkret in der Abgabenordnung (AO), sowie im Handelsrecht. Für letzteres schreibt das Handelsgesetzbuch (HGB) besondere Aufbewahrungsfristen für Kaufleute vor. Wer nach Steuer- oder Handelsrecht die Pflicht zur Buchführung hat, ist demnach auch verpflichtet, die entsprechenden Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren.

Als buchführungspflichtig gelten

Gewerbetreibende, die einen Jahresumsatz von mehr als 600.000 € oder einen Jahresgewinn von mehr als 60.000 € erwirtschaften
Land- und Forstwirte, die einen Jahresgewinn von mehr als 60.000 € erwirtschaften oder eine selbstbewirtete landwirtschaftliche Fläche mit einem Wert von mehr als 25.000 € innehaben

Anders verhält es sich bei privaten Dokumenten. Denn Privatpersonen müssen sich gerade nicht an die Fristen aus dem Handels- oder Steuerrecht halten. Deshalb stellt sich oftmals die Frage, ob und wie lange private Dokumente aufbewahrt werden müssen. Sogenannte Aufbewahrungspflichten für Privatpersonen gibt es nur wenige. Allerdings empfehlen wir, besondere Unterlagen wie Rechnungen und Dokumente für die Steuererklärung für 2 Jahre aufzubewahren.

Ihre gesetzliche Grundlage finden Aufbewahrungsfristen neben dem bereits angesprochenen Steuer- und Handelsrecht auch in anderen Rechtsgebieten, vor allem im Arbeitsrecht und Sozialversicherungsrecht. Eine der wichtigsten Vorschriften aus dem Steuerrecht ist § 147 AO. Danach sind unter anderem Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse und Geschäftsbriefe gesondert aufzubewahren. Doch auch das Umsatzsteuergesetz (UstG), das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Gewerbeordnung (GewO) enthalten relevante Vorschriften hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen für Unternehmen.

Steuerrelevante Geschäftsunterlagen müssen je nach Dokumentenart zwischen 6 und 10 Jahren aufbewahrt werden. Welche Frist gilt, steht in der Abgabenordnung.

Gemäß § 147 Abs. 3 AO i.V.m. § 147 Abs. 1 Nr. 1, 4, 4a AO gilt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist für folgende Unterlagen:

• Bücher und Aufzeichnungen
• Inventare
• Jahresabschlüsse
• Lagerberichte
• Eröffnungsbilanz samt aller zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
• Buchungsbelege
• Unterlagen Art. 15 Abs. 1und Art. 163 des Zollkodex der Union

Für die nachfolgenden Dokumente gilt die 6-jährige Aufbewahrungsfrist:

• Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
• Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
• Sonstige besteuerungsrelevante Unterlagen

Darunter fallen zum Beispiel Verträge, Angebote, Auftragsbestätigungen oder auch Mahnungen.

Die genauen Aufbewahrungsfristen finden Sie in unserer kostenfreien Fristentabelle im PDF-Format.

Gemäß § 146 Abs. 2 AO müssen Dokumente, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen, grundsätzlich in Deutschland aufbewahrt werden. Allerdings kann der Steuerpflichtige beim zuständigen Finanzamt einen Antrag auf Bewilligung dahingehend stellen, dass elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen außerhalb von Deutschland geführt und aufbewahrt werden.
Das HGB hingegen schreibt keinen bestimmten Ort vor, verlangt in § 239 Abs. 4 S. 2 HGB jedoch, dass die Schriftstücke in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden können.

Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht kann häufig ein Bußgeld oder andere Sanktionen nach sich ziehen. Grund hierfür sind unter anderem die Beweislastregeln im deutschen Recht. Danach trifft den Steuerpflichtigen in Bezug auf steuerentlastende oder -mindernde Tatsachen immer die Beweispflicht. Kann er notwendige Dokumente trotz bestehender Aufbewahrungspflicht nicht vorlegen, kann die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlage nach § 162 AO schätzen. In der Regel führt der Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht mindestens zu einem Bußgeld. Nach dem Strafgesetzbuch (StGB) oder der AO sind auch weitere Sanktionen möglich. In Betracht kommt die Verfolgung von Insolvenz- oder Steuerstraftaten sowie Urkundenunterdrückung. Auch ordnungswidrigkeitsrechtliche Folgen sind nicht ausgeschlossen.

Der Fristlauf beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Bei laufend geführten Aufzeichnungen ist dabei die letzte Eintragung maßgeblich.

Das bedeutet, dass wenn im Jahr 2012 die letzten Buchungen für das vorangegangene Jahr gemacht wurden und auch der Jahresabschluss für 2011 erst im Jahr 2012 erstellt wurde, die 10-jährige Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres 2012 begonnen hat und damit mit Ablauf des Kalenderjahres 2022 endet.

Folglich können ab dem 01.01.2023 alle Unterlagen betreffend das Jahr 2011 vernichtet werden. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn das Finanzamt bis zum 31.12.2022 eine Außenprüfung ankündigt. In diesem Fall endet die Aufbewahrungsfrist nicht und entsprechende Dokumente dürfen nicht vernichtet werden.

Gemäß § 14b Abs. 1 S. 5 i.V.m. § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UstG müssen auch Privatpersonen Aufbewahrungsfristen beachten. So gilt für Rechnungen oder andere Belege, die für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück ausgestellt worden sind, eine 2-jährige Aufbewahrungspflicht. Darunter fallen neben reinen Bauleistungen zum Beispiel auch die Bauüberwachung, der Gerüstbau sowie das Anlegen von Bepflanzungen. Wichtig ist allerdings, dass der Unternehmer, der die Leistung erbringt, die Privatperson auf die Aufbewahrungspflicht hinweisen muss.

Aus eigenem Interesse sollten folgende Unterlagen nie vernichtet oder entsorgt werden:

• Standesamtliche Dokumente wie Geburts- und Heiratsurkunden
• Taufscheine
• Sterbeurkunden von Angehörigen
• Bescheinigung des Kirchenaustritts
• Ärztliche Gutachten und Krankenversicherungsunterlagen
• Renten- und Sozialversicherungsunterlagen
• Zeugnisse
• Ausbildungsurkunden
• Dokumente über Immobilienkäufe sowie Grundbuchauszüge

Weiterhin gibt es einige Unterlagen, die für etwa 30 Jahre aufbewahrt werden sollten: Darunter fallen:

• Urteile
• Mahnbescheide
• Sämtliche Prozessakten

Ist die Aufbewahrungspflicht von gewerblichen oder privaten Dokumenten vorbei, können diese vernichtet werden. Besonders wichtig ist hierbei die korrekte Entsorgung: Sobald die Unterlagen personenbezogene Daten enthalten, müssen die Dokumente DSGVO-konform vernichtet werden. Die Aktenvernichtung mit PAPERSHRED® erfüllt diese Anforderungen und ist besonders schnell, sicher und nachhaltig.