Ins neue Jahr mit aufgeräumtem Archiv

Mit dem Anbruch des neuen Jahres 2014 beginnt für die meisten unserer Kunden und Unternehmen ein neues Geschäftsjahr – und damit steht wieder einmal der Gang ins Archiv an, um nicht mehr benötigte und steuerrechtlich irrelevant gewordene Akten und Unterlagen auszusortieren. Je nachdem, ob Unterlagen der zehn- oder sechsjährigen Aufbewahrungsfrist unterliegen, können Lager- und Archivräume also von den Dokumenten vor 2004 beziehungsweise vor 2008 bereinigt werden.

Die Praxis zeigt, dass ein gründliches Durchsortieren am besten für die Monate November und Dezember eingeplant werden sollte. Zum einen herrscht gerade zum Jahresende in vielen Unternehmen eine etwas rückläufige Arbeitsintensität und Auftragslage, die Kapazitäten für Grundlegendes frei macht. Zum anderen wandern erfahrungsgemäß in den ersten Wochen des neuen Jahres die alten Buchhaltungsordner ins Archiv, um in den Büros Platz für neue Dokumente zu schaffen. Die Archivierung läuft wesentlich stressfreier und schneller, wenn bereits leere Regale auf die Neuankömmlinge warten.

Gleichzeitig gehören Januar und Februar zu unseren terminlich ausgebuchtesten Monaten. Wer sich also selbst den Gefallen tun will, die Aktenvernichtung ganz in Ruhe anzugehen, fängt am besten jetzt damit an und bucht gleichzeitig einen verbindlichen Abholtermin für den Anfang des Jahres bei uns. So bleibt genug Zeit, um die Unterlagen sorgfältig durchzugehen und bei Nachfragen noch den Steuerberater konsultieren zu können. In manchen Branchen weichen die Aufbewahrungsfristen zudem vertraglich oder in Kundenabsprache von den finanzamtstechnischen Auflagen ab. Auch hier lohnt es sich, die Aktenvernichtung ganz in Ruhe angehen zu können und die Inhalte nochmals detailliert zu prüfen.

Schließlich vernichten wie gründlich und unwiderbringlich! Das gewährleisten wir unseren Kunden – und darauf können sich auch die Partner unserer Kunden sich verlassen. Umweltfreundlichkeit und Datensicherheit gehen dabei Hand in Hand. Aber gerade weil wir unsere Sorgfaltspflicht ernst und uns für jeden Kunden die nötige Zeit nehmen, ist eine frühe Terminvereinbarung ein echtes Plus für beide Seiten.